Får polisen begära uppgifter från företag?

Polisen begär ofta uppgifter från företag, men att bli tillfrågad är inte samma sak som att vara skyldig att svara, och att lämna ut uppgifter är inte alltid tillåtet. Det gäller att förstå skillnaden mellan en fråga och ett krav, och när man faktiskt får lämna ut uppgifter.

Får polisen begära uppgifter?

Under en förundersökning får polis och åklagare hålla förhör och begära uppgifter av den som kan antas veta något av betydelse för utredningen. Det gäller även företag.

Men en begäran under en utredning innebär inte i sig en skyldighet att lämna ut något. Inför polisen är man normalt inte ens skyldig att yttra sig. Det skiljer sig från att vittna inför domstol där det finns en plikt att svara.

Måste företaget lämna ut det polisen ber om?

Vissa företag är skyldiga att lämna ut uppgifter när polisen ber om det, bland annat banker och finansiella företag, företag som lyder under penningtvättsreglerna, revisionsbyråer och telekom- och internetleverantörer.

Andra företag har ingen sådan skyldighet, men i praktiken hjälper de flesta polisen och lämnar ut frivilligt. Det viktiga är då att hålla koll på dataskyddslagar, så att bolaget vet vad man får dela samt dokumenterar processen.

Vill företaget inte lämna ut frivilligt kan polisen istället gå via tvångsmedel, till exempel ett domstolsbeslut eller beslag, och då är företaget skyldigt att medverka.

Vad kräver GDPR?

Att lämna ut personuppgifter till polisen är en behandling av personuppgifter och då krävs en rättslig grund. Det gäller även när företaget vill hjälpa till i en utredning.

Om en bindande skyldighet kräver att företaget lämnar ut uppgifter, till exempel ett domstolsbeslut eller en lagstadgad skyldighet, är det grunden. Saknas en sådan skyldighet får företaget i stället bedöma om det har ett berättigat intresse av att lämna ut uppgifterna, vägt mot den enskildes integritet. Det är en bedömning företaget måste kunna motivera.

Två saker gäller alltid. Lämna bara ut det som begäran faktiskt avser (dataminimering gäller), inte mer. Och kontrollera att begäran är äkta. Att lämna ut uppgifter till någon som utger sig för att vara polis är en personuppgiftsincident.

En polisförfrågan rör dessutom nästan alltid misstanke om brott, och uppgifter om lagöverträdelser har ett extra skydd i GDPR och dataskyddslagen. Ett företag får inte behandla dem hur som helst, utan det krävs särskilt stöd, till exempel att utlämnandet fullgör en rättslig skyldighet. Det är ännu ett skäl att inte lämna ut reflexmässigt.

Får företaget berätta för kunden?

Ibland inte. En begäran kan vara förenad med villkor om sekretess, eller så skulle det skada en pågående utredning att informera kunden. Företaget får då avgöra från fall till fall om det är möjligt att berätta eller om det bör avstå.

Vad bör företaget tänka på?

Det viktigaste är att se en förfrågan som en fråga och inte ett krav, och att inte lämna ut uppgifter på reflex bara för att det är polisen som hör av sig.

Innan du lämnar ut något, gör tre saker: 1) kontrollera att förfrågan är äkta, 2) lämna bara ut det som efterfrågas, och 3) spara en notering om vad du lämnade ut, till vem och varför, eftersom du kan behöva visa långt senare att du gjorde rätt.

Många bolag tycker att detta är svårt att sköta från en mejlkorg. Därför underlättar det att hantera varje förfrågan på samma sätt, med en fast väg som kontrollerar vem som frågar, håller uppgifterna säkra och loggar vad som lämnats ut. Då blir det en rutin, och du har allt dokumenterat om någon frågar i efterhand.

---

Reqport ersätter manuella, overifierade arbetsflöden för att hantera myndighetsförfrågningar med en säker portal. Varje begäran verifieras, struktureras till ett spårbart ärende och dokumenteras fullständigt, så att ett företag kan visa exakt vad det lämnade ut, till vem och på vilken grund. Se hur Reqport fungerar.

---

Den här artikeln är i informationssyfte och utgör inte juridisk rådgivning. För hur reglerna gäller i er specifika situation, rådgör med juridiskt ombud.

Reqport

Reqport är en plattform för att hantera förfrågningar från Polisen och andra myndigheter.

LinkedIn